VRA obrazac se popunjava na sledeći način:

 

-          Ako je izložba sa FSS pokrov., popunjava se prvi list - VRA FSS,  onda se u koloni B iz padajućeg menija odabere broj pokroviteljstva. Tada se automatski popune svi podaci koji postoje u tabeli spisak izložbi (naziv izl, rang, datum, broj poena za prijem prema rangu i koeficijent). Autor treba da popuni naziv fotografije i eventualnu nagradu iz padajućeg menija. Ako je u pitanju kolekcija, nagradu unosi samo kod jednog rada.


-           Ako izložba nema FSS pokroviteljstvo, popunjava se drugi list - VRE ne FSS,  polje B se ostavi prazno i slobodno se ukucava naziv izložbe, bira se rang iz padajućeg menija, unese se datum, eventualno brojevi patronata FIAP ili PSA, naziv fotografije,  nagrada i koeficijent.